Manuales administrativos y diagramas de flujo

 Conociendo los manuales, su clasificación y el diagrama de flujo

Concepto de los manuales administrativos

Los manuales administrativos son documentos que muestran o contienen información interna de una empresa como lo puede ser sus antecedentes, estructura organizacional, objetivos, políticas, etc. es decir que los manuales explican el funcionamiento de una empresa, por lo que es de gran utilidad para los nuevos empleados que se incorporan a una empresa pues les sirve como guía e inducción sobre su trabajo a realizar lo cual permite que se incorporen de manera mas rápida a su trabajo.



Objetivos de los manuales administrativos
En cuanto sus objetivos es importante conocer cual es la finalidad del por que se elaboran los manuales administrativos, por lo general estos objetivos son:
    • Sistematizar la información de la empresa: esto para que  haya un registro sobre información básica de la empresa  por lo que es necesario ordenar toda la información de la empresa para poder realizar un manual
    • Informar: Es necesario que se informe a todo el personal los aspectos básicos de la empresa como sus objetivos, misión, visión y estructura organizacional 
    • Auxiliar en la inducción y capacitación del personal: los manuales sirven como guía para los nuevos empleados ya que el manual les permite visualizar como es el funcionamiento de la empresa, por lo que conocer esa información tendrá como consecuencia que se integre mas rápido a su trabajo.
    • Estandarizar los procesos, funciones y actividades de la empresa: se refiere a que es necesario contar con representaciones graficas como el diagrama de flujo que explica la metodología del trabajo para los empleados lo que les permite conocer como realizar su trabajo para capacitarlos y evaluar su desempeño.
    • Cubrir un requisito de verificación ISO.
      Clasificación de los manuales administrativos
1. Por su naturaleza
Micro-administrativos: Contienen información de una sola empresa
Macro-administrativos: Contienen información de mas de una empresa
Meso-Administrativos: Contiene información de una o mas empresas de un sector
2. Por su área de aplicación
Al haber empresas pequeñas y medianas que cuentas con pocos niveles jerárquicos y departamentos es necesario elaborar manuales por cada área de la empresa
3. Por su contenido
Dado lo complejo que pueden ser algunas empresas ya que con el pasar del tiempo pueden ir  creciendo a un gran ritmo es necesario elaborar manuales especializados pues un manual organización y de procedimientos no serán suficientes a la estructura de la empresa, hay diferentes tipos de manuales como de inducción, proveedores, políticas, procedimientos etc.
4. Por su ámbito.
Manuales generales: Son los que en su contenido se aborda toda la información general de la empresa.
Manuales específicos: se muestra la toda la información relacionada con la empresas pero de formas mas detallada.

Conclusión
Para finalizar, es necesario mencionar la gran importancia que tienen los manuales dentro de una empresa pues sirven como medio de comunicación y coordinación lo que facilita en gran medida el trabajo ya que por una parte permite la rápida integración de personal de nuevo ingreso a sus actividades y sirve como medio de información por lo que aumenta la eficiencia del personal,  además de que ayudan a tener un mejor aprovechamiento de los recursos que cuenta la empresa tanto económicos. por lo tanto la elaboración de manuales ayuda en gran medida a la empresa a crecer para alcanzar sus objetivos.

Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo son una representación grafica que muestra la metodología o pasos a seguir en una determinada actividad para su desarrollo, lo que permite visualizar y comprender a los empleados la secuencia de pasos para realizar una tarea por tanto mejora la productividad.
Simbología
Para realizar un diagrama de flujo es necesario conocer los distintos símbolos o figuras para su elaboración pues cada símbolo tiene un diferente significado y el no conocerlos causara confusión.

Usos del diagrama de flujo
  • Facilita el conocimiento general de un proceso
  • busca los elementos clave de un proceso
  • aclara como funciones y como pueden mejorarse las cosas
  • identifica a los responsables de un proceso
Conclusión
en pocas palabras los diagramas de flujo ayudan a comprender cual es el desarrollo de una actividad lo que permite visualizar con anticipación la información necesaria de  como se debe de realizar el trabajo, lo que se traduce en reducir el tiempo de realización del trabajo y mejores resultados por parte de los empleados





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